Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Увольнение сотрудника какие документы выдать в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении
Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:
- трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
- справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
- копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
- копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
- копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
- другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.
Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:
- отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
- отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
- копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.
Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ
Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:
- по нетрудоспособности в случае болезни;
- по беременности и родам;
- в декрете по уходу за малышом.
Требуется привести:
- информацию о данном юридическом лице;
- сведения о самом сотруднике;
- размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
- число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).
Какие выплаты получают при увольнении
Помимо документов, уходящий сотрудник получает расчет. Окончательная сумма к выплате состоит из:
- зарплаты за последние рабочие дни, отработанные с начала месяца;
- отпускных за неотгулянное время;
- пособие в связи с болезнью во время отработки.
Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника
Документы при увольнении сотрудника выдавать нужно обязательно, причём без задержек. Если работодатель нарушает данное требование, то ему угрожают разные неприятные последствия. Причём санкции возможны как для компании, так и лично для руководителя.
Юридическое лицо за невыдачу документов в 2022 году могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – до 5 тысяч. При повторном нарушении размер штрафа для фирмы возрастает до 70 тысяч, а для руководителя – до 20 тысяч. Плюс ему начинает угрожать дисквалификация до 3 лет.
Соблюдение надлежащего порядка увольнения имеет принципиальное значение. Любые нарушения способны повлечь за собой неприятности как для компании, так и для руководителя. Поэтому лучше такого не допускать.
Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?
Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:
- трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
- справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
- справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.
Справки о размерах заработной платы
Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.
Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.
Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.
Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:
- собственно зарплату;
- премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
- доплаты и надбавки;
- комиссионные;
- «тринадцатую зарплату».
Порядок и сроки подачи СЗВ-ТД в ПФР при увольнении
Отчет СЗВ-ТД — содержит поля для указания сведений о мероприятии, проводимых в отношении работников. Данная информация необходима Пенсионному фонду для ведения электронной базы граждан с целью начисления пенсии по старости.
До начала 2021 года граждане дожны были определиться с тем, в каком виде будет учитываться их трудовая деятельность — только в электронном в ПФР либо в электронном и бумажном формате.
Работники должны были подать соответствующее заявление о своем выборе. Если выбран электронный способ учета, то бумажная книжка должна быть выдана на руки, работодателю остается только своевременно передавать данные о мероприятиях в ПФР посредством формы СЗВ-ТД.
Если выбран традиционный вариант учета, то работодателю по-прежнему необходимо вносить информацию в трудовую книжку, а также заполнять форму СЗВ-ТД для передачи сведений в ПФР.
Документы при увольнении по собственному желанию
Итак, увольнение по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, т. е. по воле работника, инициируется на основании поданного им заявления. Какие документы выдают при увольнении по инициативе работника?
По истечении срока уведомления о предстоящем прекращении трудового договора, как правило 2-недельного, к выдаче на руки готовятся:
- копия приказа об увольнении;
- трудовая книжка;
- медицинская книжка, если она есть;
- расчетный лист;
- справка по форме 182-н;
- форма СЗВ-стаж;
- копия раздела 3 Расчета по страховым взносам;
- форма СЗВ-М.
По желанию работника ему может быть выдана форма 2-НДФЛ.
Если трудовую книжку выдать не удалось, работодатель отправляет работнику уведомление, в котором просит (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ):
- явиться и забрать свою трудовую;
- дать разрешение отправить документ по почте.
Что должен получить сотрудник при увольнении?
Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:
- трудовую книжку;
- информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
- также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.
В частности, к ним относятся:
- приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
- дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
- также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
- решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
- медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
- приказ об увольнении.
Увольнение: какие документы нужно выдать работнику
На основании ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения производят окончательный расчет с работником и выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году (их готовят обязательно):
- Трудовая книжка. Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца.
- Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, пакет документов при увольнении сотрудника в 2020 году дополнится формой СТД-Р, в которой содержатся те же самые данные о трудовой деятельности и стаже, что и в обычной книжке. Форму тоже разрешено подготовить заранее, а выдать в последний день. Если уволенный не появился за документом лично, получите согласие на отправку почтой и вышлите заказным письмом с описью вложения. Кстати, форму СТД-Р при увольнении разрешено готовить в электронном виде, если работник согласен на это. В таком случае работодатель выдает документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
- Медицинская книжка (при наличии). Выдать ее следует без всяких дополнительных записей: работодателю запрещено заполнять ЛМК.
- Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
- Еще один пункт в списке, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2020 году, — справка о зарплате (ф. 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Ее готовит лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
- Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
- Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
- Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
- Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Рекомендуется готовить ее за весь период, в течение которого страхователь перечислял средства на накопительную пенсию.
Представленный выше перечень того, какие документы нужны при увольнении, содержит те, которые готовят обязательно. Кроме этих бумаг, по заявлению увольняющегося работодатель должен подготовить и выдать:
- форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
- справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
- копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
- копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, привлечении к дисциплинарной ответственности, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата, по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:
В данной выписке должны быть отражены сведения с начала квартала вплоть до даты увольнения. А именно данные об уволенном сотруднике, имеющиеся в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», а также о нанимателе которые имеются на титульном листе. Аналогично выписке из СЗВ-М, данная выписка должна быть также заверена.
Документ формируется за отчетный год вплоть до даты увольнения. В него следует перенести информацию о нанимателе и самом работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Эту выписку необходимо заверить по вышеописанной процедуре (т.е. нужна подпись, ФИО и должность доверенного лица, печать организации если имеется, дата составления).
Справка о сумме зарплаты нужно оставлять согласно форме, что принята приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о заполнении справки, см. в «Справка о сумме заработной платы 182н»). Лучше всего выдавать эту справку в нескольких экземплярах. Поскольку это облегчит диалог бывшего работника с будущим нанимателем.
Совет! В состав комплекта документов следует включить справку о доходах в количестве нескольких экземпляров.
Кроме того, существуют некоторые ситуации, предусматривающие передачу работнику дополнительных документов.
В случае перевода страховых взносов в накопительную часть пенсии сотрудника, то необходимым является оформление выписки из формы ДСВ-3. В которой следует отразить данные за квартал до увольнения. В том случае если на работника была оформлена медицинская книжка, то ее следует выдать при увольнении, согласно письму Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32. Вне зависимости от того за чей счет она была оформлена.
Точно также нужно отдать бывшему сотруднику оригиналы всех документов, что он передал за время найма. Например, медицинские справки, сертификаты, дипломы и прочее.
Внимание! Все вышеперечисленное должно быть выдано работодателем по собственной инициативе. Исключением является только справка о доходах.
Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!
- Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
- Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
- Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
- Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.
В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, одним из важнейших этапов увольнения является выдача документов. Устанавливается обязательный список документов, а дополнительные справки выдаются по письменному заявлению сотрудника. Вопросы выдачи документов при увольнении регулируются следующими нормативными актами:
- ФЗ № 255 «Об обязательном страховании»;
- п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ;
- ФЗ № 27 об индивидуальном учете в системе ОПС.
Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
У работодателя, согласно ст. 81 ТК РФ имеется право на инициативу по прекращению трудового договора. Мотивации (основания) к этому бывают общими и дополнительными. Общие применяют ко всем договорам, дополнительные же, только к договорам отдельных категорий сотрудников. Расторжение контракта может произойти в следующих обстоятельствах:
- при ликвидации предприятия;
- из-за сокращения штата или количества персонала;
- из-за несоответствия рабочего занимаемой должности (нехватка квалификации, неподтвержденная аттестация, несоответствующее должности состояние здоровья, удостоверенное медицинским заключением);
- вследствие грубого нарушения должностных обязанностей, в частности: прогул, появление на предприятии в пьяном виде, под действием наркотиков или токсических веществ, несоблюдение коммерческой или государственной тайны;
- из-за систематического неисполнения обязанностей (работником уже имеющим дисциплинарные взыскания);
- из-за совершения хищений, растраты, намеренного уничтожения или порчи имущества;
- из-за нарушения трудоохранных норм, вследствие которых произошел, например несчастный случай;
- за аморальные действия (например, растление, для педагогов);
- при утрате доверия (в финансовой сфере);
- за принятие безосновательных решений, если они выражаются в неправомерном использовании имущества (со стороны администрации предприятий или организаций и ведущих бухгалтеров);
- за предоставление фальсифицированных документов в отдел кадров.
Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки
При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично
Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:
- присутствие даты и регистрационного номера справки;
- подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
- если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
- все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.
После верификации копии документа нужно:
- поставить должность ответственного лица;
- расшифровку визы (Ф. И. О.);
- поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
- поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).
Когда нужно выдать справки при увольнении
Трудовой кодекс предъявляет к организации жёсткие требования по выдаче увольняющемуся в финальный рабочий день трудовой книжки и расчёта. Все остальные справки и документы работодатель выдаёт человеку по его письменному заявлению, срок для выполнения – 3 рабочих дня.
Знайте: если человек запрашивает справки даже за несколько минут до своего увольнения, кадровая служба обязана их выдать «день в день». Отставляем в сторону все дела и готовим необходимые справки и копии нужных документов. Этого требует закон, и с этим нужно смириться.
При этом заявитель может указать в своём требовании способ получения всех нужных документов, например, почтовым отправлением. Когда человек не хочет или физически не может приехать в офис для получения своей рабочей документации, он имеет право запросить отправить справки почтой или курьером. Компания в этом случае обязана направить на указанный адрес заказное письмо с уведомлением и описью содержимого. Таким образом, можно забрать даже трудовую (но только при письменном волеизъявлении заявителя).
Стоит знать при этом, что запросить пакет документации, касающейся работы, можно в любое время, даже через несколько лет после увольнения. Единственные сложности, которые могут возникнуть в этом случае, – если предприятие будет ликвидировано (ИП закрыто), сложно будет восстановить документы. Но и это возможно, для этого можно попробовать обратить в гос. архив, где должны храниться вся документация о работниках организации. Служащие архива должны восстановить и завизировать нужные данные.
За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.
Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.
Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.
Справка-расчет предназначена в фонд социального страхования. Ее функция состоит в том, чтобы эта организация выплачивала сотруднику пособие по нетрудоспособности после первых трех дней, когда эта обязанность лежит на работодателе.
Внимание
По желанию сотрудника организация может предоставить ему этот документ, если увольняющемуся требуется обратиться в ФСС за пособием.
Эта бумага включает:
- величину долга организации перед ФСС по взносам;
- размер взносов, предоставленных предприятием;
- сумма средств, полученных от территориальных органов ведомства с целью возмещения осуществленных расходов;
- и иную информацию.